無料プランの共有はどこが不安？期限・権限の差を先に整理

無料共有で困りやすい“3つの事故”

事故	起きること	原因になりやすい所
相手が開けない	「権限がありません」「リンク無効」	期限切れ、外部共有NG、別アカウントで開いてる
見せたくない範囲まで見える	フォルダ丸ごと共有してしまう	共有範囲が広い、リンク共有ON
編集されて混乱	どれが最新版か分からない	編集権限が広い、共同編集ルールなし

①期限：リンクが開けない原因になりやすい

期限の扱い	困り方	安全な考え方
期限が短い/自動で切れる	翌日には開けない	長期共有は招待制（メール）寄りにする
期限の設定ができない	切りたい時に切れない	リンク共有を使わず、相手を限定して共有
リンクを作り直すと古いリンクが死ぬ	古いURLを踏むとエラー	最新版URLを1本に統一して渡す

②権限：編集可にしない方が安全な場面

権限	向く場面	気になる点
閲覧	資料共有、納品、確認用	基本これが安全
コメント	修正指示、レビュー	編集より事故が少ない
編集	共同作業（ルールがある時）	二重化・競合が増えやすい

③外部共有：ゲスト不可・ログイン必須の壁

制限	起きること	切り分けポイント
ログイン必須	相手がアカウントを持っていないと開けない	相手に「ログインできるメール」があるか
外部ゲスト不可	会社/学校アカウントだと外に出せない	管理者設定の可能性（個人で直せない）
ドメイン制限	@会社メールだけOKなど	相手のメール種類で詰まる

④ダウンロード：共有できてるのに保存できない

状況	起きること	対処の考え方
閲覧のみ＋DL禁止	プレビューはできるが保存できない	必要なら作成者側でDL許可を確認
共有リンクだけ	オフライン保存ができないことがある	共有フォルダに参加（招待）へ切替
端末/アプリ差	スマホは無理だがPCならOK	PCブラウザで試す

事故を減らす設定の型（おすすめの形）

質問と回答

質問：無料だとリンク期限が短いの？

回答：サービス次第ですが、期限や回数制限が“無料だけ強め”のことがあります。継続共有なら招待制に寄せると、期限トラブルが減ります。

質問：相手が開けません。何を聞けばいい？

回答：「いまログインしてるメールは何か」「リンクの期限が切れてないか」「外部共有がOKか」の3点を聞くと切り分けが早いです。

質問：編集可にしたら競合が増えました

回答：編集担当を1人に固定して、他はコメントにするだけで落ち着きやすいです。重いファイルほど効果があります。

まとめ

カテゴリへ戻る

次のページ：無料クラウドは安全？困りやすい3パターン