外部共有のルール作り｜事故を減らす3つの決め方

先に結論

外部共有で必要なのは、難しい規則じゃなくて「たった3つの固定」です。
①編集者の扱い（原則は閲覧）／②期限（短め）／③リンクの渡し方（パス or 相手指定）。
これだけ決めると、共有が怖くなくなります。

この記事の目次

• 結論：外部共有の“型”
• 外部共有で起きやすい3つの困りごと
• ルール表（誰に・何を・どの権限で）
• 決め方（Step1-3）
• よくある失敗
• 質問と回答

① 権限が強すぎた（編集・削除）

悪意がなくても、うっかり削除や上書きが起きます。外部には“閲覧 or コメント”が基本です。

② リンクが回ってしまった（別の人にも渡る）

リンクは転送されやすいです。相手指定・パス・期限のどれかを入れると広がりを抑えられます。

③ 片付け忘れ（共有が残り続ける）

期限がないと、共有が増えるほど管理が苦しくなります。短め期限で“自然に終わる”形にすると安心です。

失敗①：急いで編集で渡してしまう

「直しておいてください」が編集事故の入口になりやすいです。まずはコメントで受けて、こちらで反映する運用だと安全です。

失敗②：期限なしのリンクが積み上がる

後から「誰に何を渡したか」が分からなくなります。短め期限が一番効率いいです。

Q. 外部共有の期限はどれくらいが現実的？

「やり取りが終わるまでの余裕＋数日」くらいが使いやすいです。迷うなら1週間で始めて、短すぎたら延長する方が安心です。

まとめ：外部共有のルールは「閲覧が基本」「期限は短め」「渡し方は相手指定orパス」。3つ固定で、事故が減って管理もラクになります。